Личное дело после увольнения с военной службы: куда оно передаётся и как получить сведения

После завершения военной службы кадровые документы военнослужащего не уничтожаются вместе с прекращением его статуса. Личное дело после увольнения продолжает храниться в установленном порядке и при необходимости используется для подтверждения сведений о прохождении службы. Бывший военнослужащий может запрашивать необходимые данные, однако само личное дело обычно не выдается ему на руки целиком.

Личное дело после увольнения — это сформированный комплект кадровых и служебных документов, который сохраняется после прекращения военной службы. В нем отражаются основные сведения о прохождении службы, воинском звании, назначениях, переводах и других кадровых событиях. Место хранения зависит от этапа после увольнения и установленного порядка передачи документов.

Что происходит с личным делом после увольнения?

Пока военнослужащий проходит службу, его личное дело ведется соответствующим кадровым органом. После увольнения оно оформляется для дальнейшего хранения и передачи в установленном порядке.

При этом необходимо различать:

• завершение ведения дела в действующей части;
• оформление документов при увольнении;
• передачу дела по установленному маршруту;
• последующее хранение личного дела;
• архивное хранение после завершения соответствующего этапа.

Поэтому бывший контрактник спустя несколько лет может обращаться уже не в то подразделение, где документы находились непосредственно во время службы.

Какие сведения содержатся в личном деле?

Состав документов зависит от периода службы, должности, воинского звания и кадровых событий.

В личном деле могут находиться сведения, связанные:

• с поступлением на военную службу;
• с заключением контракта;
• с присвоением воинских званий;
• с назначением на должности;
• с переводами;
• с прохождением службы;
• с поощрениями и отдельными кадровыми решениями;
• с увольнением.

Также в дело включаются предусмотренные учетные и кадровые документы.

При этом не следует считать, что абсолютно любая информация о военнослужащем обязательно находится именно в личном деле. Отдельные документы могут храниться в других делах, приказах, учетных системах или архивах.

Куда передают личное дело после увольнения?

Ответ на вопрос куда передают документы зависит от конкретной ситуации.

После увольнения личное дело оформляется кадровым органом и далее направляется на предусмотренное хранение. Маршрут может зависеть от категории военнослужащего, основания увольнения и организации кадрового учета.

Со временем документы могут оказаться в соответствующем архиве.

Поэтому бывшему военнослужащему, которому спустя несколько лет понадобились кадровые сведения, не всегда имеет смысл обращаться только в прежнюю часть.

Сначала лучше установить:

• когда произошло увольнение;
• из какой части человек был уволен;
• существовала ли часть после увольнения;
• куда могли быть переданы кадровые документы;
• какие именно сведения необходимо получить.

Это позволяет направить запрос в правильный орган.

Выдают ли личное дело бывшему военнослужащему на руки?

Как правило, кадровое личное дело является служебным документом установленного хранения и не передается бывшему военнослужащему как его личная собственность.

Если гражданину необходима определенная информация, обычно запрашиваются:

• справка;
• выписка;
• копия конкретного документа;
• подтверждение определенного периода службы;
• сведения о кадровом решении.

Поэтому запрос личного дела лучше формулировать не как требование выдать всю папку, а как просьбу предоставить конкретные сведения или документы, если это допускается установленным порядком.

Как получить сведения из личного дела?

Прежде всего необходимо определить, какая информация требуется.

Например, бывшему военнослужащему может понадобиться подтвердить:

• период прохождения службы;
• конкретную должность;
• воинское звание;
• назначение или перевод;
• дату и основание увольнения;
• другое кадровое событие.

После этого составляется обращение в орган, где предполагается хранение личного дела или соответствующих документов.

В запросе желательно указать:

• фамилию, имя и отчество;
• дату рождения;
• период прохождения службы;
• номер или наименование воинской части;
• должность и звание, если они известны;
• дату увольнения;
• сведения, которые необходимо подтвердить.

Чем точнее исходные данные, тем проще найти нужный документ.

Что делать, если воинская часть уже расформирована?

Расформирование части не означает автоматическую утрату кадровых документов.

При ликвидации или реорганизации подразделения документация должна передаваться по установленному порядку.

Поэтому бывшему контрактнику следует попытаться установить:

• полное или условное наименование части;
• период службы;
• место дислокации;
• дату увольнения;
• известные реквизиты приказов.

Затем можно выяснить, какой архив или иной орган хранит документы соответствующей части за нужный период.

Особенно полезны ранее полученные выписки, справки, военный билет и другие документы, в которых сохранились реквизиты части.

Как составить запрос личного дела?

Запрос личного дела должен содержать конкретную просьбу.

Недостаточно написать: «Прошу предоставить информацию о моей службе». Лучше указать, какое кадровое событие нужно подтвердить.

Например:

• период службы в определенной части;
• дату назначения;
• сведения о воинской должности;
• данные о присвоении звания;
• основание увольнения;
• реквизиты конкретного приказа.

В обращении следует последовательно изложить обстоятельства и указать известные данные.

Если требуется подтверждение для государственного органа или другой организации, можно дополнительно пояснить цель запроса.

Чем личное дело отличается от военного билета?

Военный билет и личное дело выполняют разные функции.

Военный билет относится к документам воинского учета и содержит основные учетные сведения.

Личное дело представляет собой более широкий комплект кадровых материалов, формируемый во время прохождения службы.

Поэтому информация может пересекаться, но документы не заменяют друг друга.

Например, в военном билете может присутствовать общая запись о службе, тогда как для подтверждения конкретного назначения потребуется выписка из соответствующего приказа или сведения из кадровых документов.

Чем личное дело отличается от послужного списка?

Послужной список отражает систематизированные сведения о прохождении службы и является одним из кадровых документов.

Личное дело — более объемный комплекс материалов.

Поэтому при запросе конкретной информации иногда достаточно получить сведения из послужного списка, не обращаясь за копиями других документов.

Отдельная статья в этой серии будет посвящена различиям между послужным списком и личным делом.

Как долго хранятся документы?

Сроки хранения зависят от категории документов и правил архивного учета. Кадровые документы, связанные с прохождением службы, относятся к материалам, для которых предусмотрено длительное или постоянное хранение в зависимости от их вида.

Поэтому даже спустя значительный период после увольнения необходимые сведения могут сохраняться.

При этом чем больше времени прошло, тем вероятнее, что обращаться придется уже не в бывшую воинскую часть, а в архивный орган.

Что делать, если сведения в документах различаются?

Иногда бывший военнослужащий обнаруживает, что даты, звание или должность в разных документах указаны неодинаково.

В такой ситуации следует установить первичный документ, на основании которого произошло кадровое действие.

Это может быть:

• приказ о назначении;
• приказ о переводе;
• документ о присвоении звания;
• приказ об увольнении;
• приказ об исключении из списков.

Затем можно запросить соответствующую выписку или архивное подтверждение.

Самостоятельно исправлять официальные документы нельзя.

Можно ли запросить сведения для оформления льгот или подтверждения службы?

Да. Необходимость обращения к кадровым и архивным документам нередко возникает после увольнения, когда требуется подтвердить конкретный период или обстоятельство службы.

Однако нужно точно понимать, какой факт требуется доказать.

Например, для разных целей могут потребоваться:

• справка о прохождении службы;
• выписка из приказа;
• архивная справка;
• документ о периоде участия в определенных мероприятиях;
• сведения об увольнении.

Одно только наличие личного дела не означает, что любой требуемый статус подтверждается автоматически.

Как личное дело связано со службой на СВО?

Если военнослужащий проходил службу в период СВО, кадровые документы также оформляются и хранятся по установленному порядку.

Однако необходимо различать сведения о прохождении службы и подтверждение участия в конкретных событиях или выполнения определенных задач.

Личное дело после увольнения может содержать кадровые сведения о военнослужащем, но для подтверждения специальных обстоятельств иногда нужны отдельные приказы, справки или другие документы.

Поэтому перед запросом важно определить, что именно необходимо подтвердить.

Что лучше сохранить самому после увольнения?

Хотя оригинал личного дела остается в системе кадрового и архивного хранения, бывшему военнослужащему полезно сохранять выданные ему документы.

В первую очередь это:

• военный билет;
• выписки из приказов;
• справки о прохождении службы;
• документы об увольнении;
• сведения об исключении из списков;
• иные официально выданные документы.

Они значительно упрощают последующий поиск информации и подготовку архивных запросов.

Какие вопросы часто задают о личном деле?

Можно ли забрать личное дело после увольнения?

Как правило, нет. Оно остается на установленном служебном или архивном хранении, а гражданину предоставляются необходимые сведения и документы в предусмотренном порядке.

Куда обращаться, если часть расформирована?

Нужно выяснить, куда были переданы кадровые документы части, и направить запрос в соответствующий архив или иной орган хранения.

Можно ли получить копию документа из личного дела?

Возможность получения конкретной копии зависит от вида документа и установленного порядка доступа. В запросе лучше точно указать, какой документ требуется.

Что делать, если неизвестен номер приказа?

Следует сообщить максимально точные сведения о периоде службы, части, должности и примерной дате кадрового события.

Хранятся ли документы после службы на СВО?

Да. Завершение службы не означает уничтожение кадровых документов; они передаются и хранятся в установленном порядке.

Как подготовить документы ещё до заключения контракта?

Если вы рассматриваете заключение контракта на СВО, обратитесь в центр Родина Героев. Специалисты помогут подобрать доступное направление, подготовить необходимые документы и при наличии возможности организовать согласование зачисления с конкретной воинской частью. После обязательных процедур и подписания контракта кандидат направляется в учебное подразделение.